全校各单位：
为加强师生服务中心邮政信件收发业务的规范化管理，确保邮件安全、快捷、准确传递，现就有关事项通知如下：
一、业务范围职责
本通知适用于通过中国邮政速递渠道，寄送至苏州城市学院的信件以及学校教职工因工作需要对外寄发的信件，包括挂号信（挂号信函、挂号明信片）、平信（平常信函、明信片、印刷品）和EMS特快专递。中国邮政速递的快递包裹类业务不能通过师生服务中心收发。师生服务中心职责：为学校信件收发提供公共场地服务，EMS特快专递的签收和登记发放，指导教职工因工作需要寄发EMS特快专递规范登记。各二级单位职责：对本单位师生做好宣教解释工作，配合学校师生服务中心共同做好邮件收发服务。
二、信件收发流程
（一）接收EMS特快专递
1.邮递员在师生服务大厅登记EMS信息并通知收件人，师生服务中心通过企业微信协助提醒；
2.收件人前往师生服务大厅指定柜台核验身份并登记本人真实姓名及联系方式，师生服务中心工作人员协助发放。
（二）寄发EMS特快专递
1.学校教职工或所在单位学生助理前往师生服务大厅指定柜台，扫描EMS面单二维码填写寄件人信息，在面单EMS联上注明寄件人真实姓名及联系方式，并在《寄件登记表》上如实登记寄件信息（学生助理代办寄件需登记教职工信息）；
2.师生服务中心协助核验线上寄件信息，指导教职工自行封装信件并在封皮上正确张贴EMS联，督促邮递员每日定时取件。
（三）接收挂号信和平信
根据邮政部门规定，挂号信和平信不予登记，收件人出示本人有效身份证件自行领取，请他人代领的需出示相应证明。
三、收寄件人信息要求
为便于收发服务和身份核验，接收信件地址应包含以下信息，“江苏省苏州市”“苏州城市学院”“本人所在二级单位”“姓名”“联系方式”，示例如下：江苏省苏州市苏州城市学院****学院（或部门）****人收，联系方式：********，邮政编码：215104。
四、疑难信件处理
对于未准确填写收件人信息导致无法投递或无法核验身份的信件以及超过一个月无人认领的信件，师生服务中心将联系邮递员做退回处理。对于超过三个月无人认领亦无法退回的信件，师生服务中心将进行统一清理销毁。
五、报刊杂志收发
学校集中订阅的报刊杂志由师生服务中心统一签收，校级机关单位统一分发，请各二级学院安排专人自行领取和分发。师生个人订阅的报刊杂志由邮递员联系收件人本人进行投递。商业广告类信件将不予分拣，如个人有收件需求的，请自行联系寄件单位妥善寄递。
六、注意事项
通过师生服务中心办理信件收发业务应严格遵守相关法律法规，禁限寄物品清单详见中国邮政速递官方网站：https://www.ems.com.cn/Taboo_items。师生服务中心不负有贵重物品接收保管职能，请妥善选择邮递渠道，如发生物品遗失，请于第一时间联系邮递服务承揽公司或行业管理部门。
党委办公室（校长办公室）
2024年4月19日
